Электронный документооборот - Термины и Определения

Определения

Существует много определений того, что такое ECM, электронный документооборот, СЭД. Например, такие:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Электронный документ – это Документ, хранящийся в компьютерном виде ( например, файл Word, Excel и т.п.). Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая, в соответствии с законодательством, приравнивается к собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении определенныхусловий.

Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей.

Workflow  – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

Электронный документооборот  – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

СЭД ( Система электронного документооборота ) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

ECM ( Enterprise Content Management – в дословном переводе - управление корпоративными информационными ресурсами ). Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации ( контента ) всем потребителям внутри организации ( например,  гарантировать сохранность документов, правила хранения документов и т.д. ).

Корпоративный портал  - это, в общем случае, веб-интерфейс для доступа сотрудника к корпоративным данным и приложениям. Как правило, современные корпоративные порталы входят в состав инструментов для совместной работы и позволяют создавать виртуальные рабочие пространства для отдельных проектов или подразделений организации. В таком рабочем пространстве сотрудники могут использовать такие инструменты, как групповой календарь, файлохранилище с контролем версий, система управления задачами, Вики-система и т.п.